システムブログ

フィットネス・スポーツジム会員管理はスマホ活用でもっと楽になる！

投稿日: isite-iseries

フィットネス・スポーツジムの運営において、スタッフ業務の軽減は大変重要な課題となっています。スタッフの業務は、施設を利用中の会員様のフォローだけではなく、スタジオレッスンの予約受付や、スイミングスクール等のレッスン振替の電話対応、新規の会員様の入会受付など、多岐にわたります。このような業務が少しでも軽減できれば、スタッフが運営についての知識を増やす時間や、会員様とコミュニケーションをとる時間に利用できるようになるのではないでしょうか。
今回は、スマホ（スマートフォン）を活用することで、スタッフの業務が軽減されるだけではなく、会員様にとってもメリットとなるシステムについて、３つご紹介します。

スマホ活用①　Web振替

主にお子様のスイミングスクール施設などで使われるスクール振替システムです。
以前は、急な私用や体調不良などがあった場合、親御さんは曜日や時間の振替について施設に電話を掛け、電話を受け取ったスタッフが会員管理システムに振替情報を入力していました。

Web振替は、親御さんがスマホから直接、スクールの振替を完了することができます。これにより、親御さんはわざわざ忙しい時間の合間に電話を掛ける必要がなくなり、スキマ時間で対応できるようになりました。また、スタッフの入力漏れ、入力ミスの軽減にもつながります。

ある施設では、決まった時間に電話が集中するため、電話を2つ用意し、スタッフも２人体制で対応にあたっていたそうです。しかし、Web振替を導入し、1カ月後に訪問すると、電話対応のスタッフが減っていました。店長に確認すると、「振替依頼の電話が減ったので、対応するスタッフを減らす事ができた」との事でした。

スマホ活用②　Webスタジオ予約

主に時間と曜日が固定されているスタジオレッスンの予約システムです。
昨今、新型コロナウイルスの影響でスタジオレッスンの参加人数を少なくする施設が多くあります。そのため、会員様が参加したいスタジオレッスンの時間に集まっても参加できない可能性が出てきてしまいました。

Webスタジオ予約では、スマホでスタジオレッスンの予定の確認と予約が完了します。Web振替と同様に、スタッフの入力業務は必要ありません。スタジオレッスン時間前に参加リストを出力するだけです。このシステムは、あらかじめ人数制限を行った上でレッスン予約を受け付けられる為、せっかく施設に来たのに、レッスンを受けられない会員様を減らすことができます。

スマホ活用③　Web入会

Web上で入会受付を行えるシステムです。
これまでは、会員様が記入された入会申込書をスタッフが確認しながら、会員管理システムに入力していました。入会申込書の内容は施設によって違いますが、会員管理システムに入力する項目はとても多く、入力ミスが発生していました。また、新規の会員様の情報を登録するまでに時間が掛かるため、施設を利用できるまでお待たせしてしまう事も課題でした。

Web入会システムは、会員様にWeb上で入力いただいた情報が会員管理システムに自動的に引き継がれます。会員様はご自宅などであらかじめ入会受付を済ませている為、入会時は必要最低限の説明を受けるだけで、すぐに施設を利用できるようになります。また、スタッフが会員管理システムへ入力する項目が減るため、入力ミスも大幅に軽減されます。

スマホ活用　お客様の感想

これまでご紹介してきたスマホの機能ですが、既に多くのお客様の元で活用いただいています。

最後に、実際に使用いただいたお客様の感想を一部ご紹介させていただきます。

①Web振替について
「以前は、振替依頼の電話が日に50件以上あったが、今はほとんどなくなりました。その分、会員様のフォローや、スタッフ研修に時間を割くことができています。」（店長）

②Webスタジオ予約について
「スタジオレッスンの予約が、スマホでできるようになり、会員様が喜んで下さっています。また、以前はスタジオに多くの会員様が集まってしまい、密になっていましたがWebスタジオ予約で、密を大幅に削減することができました。」（スタッフ）

③Web入会について
「以前は、名前の入力ミスなどが多くありましたが、会員様が直接入力されているので、転記ミスが大幅に減っています。また入会受付にかかる時間が削減できています。」（店長）

まとめ

今回は、フィットネス・スポーツジムの運営において、スマホ活用が出来る場面をご説明させていただきました。 これからのフィットネス・スポーツジム業界は人と人とのつながりが重要になってきます。スタッフが会員様とゆとりを持ってコミュニケーションが出来るよう、システム入力などの削減できる業務はできるだけ減らしてみてはいかがでしょうか。また、レッスンの予約やスクールの振替がスマホでできると、スキマ時間で対応できるため、忙しい会員様も継続して施設へ通いやすくなります。会員様、スタッフ双方にメリットがあるWebシステムを是非ご検討ください。

「システム」関連ブログ