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フィットネスクラブ・スポーツジム会員管理システムによる員数管理-エリアで管理？コースで管理？-

投稿日: isite-iseries

員数管理とは、何らかの基準を用いて決められた枠の人数や数量が合っているかを管理・確認することです。フィットネスクラブにおける員数管理は、利用中の会員様が何人いるかといった現在の人数のチェック、スクールや、バスなどの予め決められた枠の人数の管理。レッスンの予約人数、キャンセル人数、空きの人数の確認などがあります。いずれも会員管理において重要な役割を持ちます。

フィットネスクラブ・スポーツジムにおいて員数管理(人数管理)にどのようなシステムが必要か見ていきましょう。

エリア別の員数管理―種類や目的に応じたシステム―

レッスンの利用管理

スタジオレッスンはスタジオ自体のキャパシティやレッスントレーナーの目が届く人数などに限りがあるため、利用できる人数が限られています。

限られた人数しか利用できないスタジオレッスンを効率的に実施するには、予約だけでなく、キャンセルやキャンセル待ちに迅速に対応することが大切です。

施設にもよりますが1日数十件から数百件の予約があります。更にキャンセルなども含めると、手作業でミスなく管理するのは至難と言えるでしょう。また、会員様としてもレッスンの予約を行うのにいちいち施設のホームページを確認したり、施設に電話をかけたりするのはとても手間のかかる作業です。

施設としては、なるべくスタッフの負担にならないように管理がしたい。会員様としては、自分の都合のいいタイミングで空き状況の確認や予約がしたい。双方のより良いフィットネスライフのためには、クラウド環境を用いた予約システムの導入が不可欠というわけです。

スクールの利用者の管理

スクール（スイミング）の人員の割り振りはとても難しいものです。

クラスで出席する曜日や時間帯が決められることが多いため、スクールスケジュールの変更はまずできないと考えられます。その上で、会員数の増加や減少に伴ってその都度、適切な配置をしないといけないからです。

会員様がすべてのクラスに毎回出席するのであれば、出席の管理はとても素直にできることでしょう。スクール名簿一つあればそれだけで完璧な管理の出来上がりです。

しかし実際はそうはいきません。スイミングスクールの会員は、小学校の低学年やそれ未満の小児であることが珍しくありません。そのため、お子様の体調によって、「この日は休みたい」、「こっちの曜日にしたい」などの要望も多くなります。「この会員様は今月何回欠席したからあと何回振替が可能で……」などといった回数の管理はとても個人でできるものではないため、システムによる補助は必須と言えるでしょう。

出席も振替も、施設にとっては数ある利用の一つですが、スクールの受講者にとっては大事な一回です。欠席リストがあれば欠席者へのフォローが容易になります。振替の一覧表があれば会員への勘違いや数え間違いも少なくなります。

それらに適したシステムがあれば会員の動向を簡単に帳票として出力可能です。ちょっとしたミスで信頼を落とさないように、詳細な人数管理ができるシステムを選択しましょう。また、会員様がスマホで振替や欠席の登録ができると、スタッフやコーチの作業がとても楽になります。レッスンの管理と同様に、WEBシステムの導入はシステム選択の基準となるでしょう。

フィットネスエリアの利用者チェック

利用者チェックが員数管理？と思ったアナタはとても鋭い目線の持ち主です。

フィットネスクラブ利用者は必ず施設の入り口を通ります。入り口には必ずと行っていいほどチェックイン用の端末が設置されています。フィットネスクラブで会員様の管理はチェックインから始まるのでここの説明は欠かせません。

フィットネスエリアの利用者を管理するには会員のチェックイン・アウトの履歴を取る必要があります。基本的に会員様には個別の識別番号（会員ナンバー）が与えられています。施設によって様々ですが、この識別番号はバーコードや磁気カード、もしくは指紋や静脈などの様々な認証に役立ちます。

この会員ナンバーを用いて、チェックイン・アウトをシステムに管理させます。そうすることで、端末単位でのエリア利用人数が明確になり、同系統のシステムによる利用者の照会機能などを用いて利用状況を逐一チェックすることが可能となります。すでに登録されている会員様であれば様々な情報による、利用傾向などの調査も容易となるでしょう。

また、チェックイン・アウトの方法も、スタッフによる手打ちから、端末に会員カードをかざす方法や顔認証を用いた自動処理などと、様々な手法があります。頻繁に施設を利用される会員様にとって、なるべく負担のかからない方法、施設にとって管理のしやすい方法を選びましょう。

以上エリア別に管理に役立つシステムを簡単にまとめてみました。

人数の不一致は、不明瞭な売上を生み出します。売上が在庫と違う、もしくはスタッフや担当トレーナーの体感と違う、となったときにすぐに調査できなければなりません。

そのためには総合的なシステムで管理しましょう。

会員管理システムでは様々な名簿や一覧表が活用できます。人数は日々確認する必要があるため、使いやすいシステムはもちろんのこと、一つのクラスやコースに対して、いろいろなアプローチが可能なシステムを検討していきましょう。

会員管理システムによる員数管理と分析

一過性のレッスンやスタジオの管理だけではなく、年月を重ねて管理・調査することで、人数が集中するコースの分析や過疎になりやすいクラスの傾向等も調べることが可能となるでしょう。

また、一人の会員様にフォーカスを当てることで、個人の分析を行うこともあるかもしれません。

フィットネスクラブは、パーソナルトレーナーと会員様が頻繁にやり取りすることも珍しくないため、全体の情報と個人の情報、双方が連携を取れるように構築されたシステムを探してみましょう。

また、既存の機能だけでは物足りないことも多々あると思います。レッスンスタッフやスイミングスタッフは、日々の管理業務に、こういった機能があればもっと楽になる、と思ったことは一度や二度ではないはずです。そしてそう思ったならばすぐに発信するべきです。もしかしたら既存のシステムの組み合わせで実現可能かもしれませんし、お金が掛からないサポートの範囲でカスタマイズが可能かもしれません。

会員管理のすすめ

フィットネスクラブ・スポーツジムにおいて、員数管理にはシステムでのサポートが欠かせません。しかし、最初から運用にマッチしたシステムを見つけることは容易ではありません。

運用かシステムかどちらかの妥協が必要になることも少なくないのです。

既存のシステムでうまく行かないからと言って新しいシステムを探す。それも決して悪くはないでしょう。しかし弊社の総合会員管理・施設運営システム『i☆Series*』は様々な要望を乗り越え、日々成長しています。

お客様の要望に合わせて共に成長していく、その様なシステムのご提案はいかがでしょうか。 *当システムではお客様が必要とする帳票の作成、運動履歴の管理や体制分分析装置を用いた独自の帳票、WEBとの連携も行っております。

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