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スポーツクラブで必要な業務管理(会員管理)とは？エリア毎の特性と対応を解説します

投稿日: isite-iseries

フィットネスクラブの業務管理は各種エリアにおいて異なります。
入退会や精算などの事務手続きを行うフロント、マシンやダンベルなどのトレーニング機器を備えたジムエリア、専門のインストラクターを招いてレッスンを行うスタジオなど、特徴の異なる様々な業務を1つの施設で行う必要があります。
施設によっても、ジムを専門とした24時間営業型のフィットネスクラブ、主に小学生を対象としたスイミングクラブ、医療機関に付随するメディカルフィットネスなど、何を主目的とするかで重点を置くべき業務が変わってきます。
どのようなシステムがあればより良く業務を管理ができるのかを解説していきます。

エリア毎における業務管理の種類やその特性とは？

フィットネスクラブ・スポーツジムにおいてエリアごとの業務特性や、どのようなシステムが必要かを見ていきましょう。

・フロントの仕事
フロントでは、入会や休会、会員種別の変更などの諸届の処理、入退館の処理やトレーニングウェアや飲料の販売など、多岐にわたる業務が行われています。
フロントでもっとも避けるべき事態は、会員様を待たせることです。
直感的に操作しやすいシステムは最早なくてはならないものです。最近では会員カードによるナンバー照会だけではなく、顔認証といった自動化が進んできています。施設にあったシステムを用いてスムーズな運用ができるようにしたいところです。

・ジムの仕事
ジムで大切なスタッフの仕事の1つに会員様との対話があります。
ジムを利用する人は何かしらの目的を持っています。目的達成のためには具体的なアドバイスが必要です。スタッフの経験から導き出すのもいいですが、目に見える形で根拠を提示できるとなおよいでしょう。
例えば、InBody（インボディ）などの体成分分析装置を利用してもらい、その結果をもとにアドバイスができれば、信頼性もグッと増していきます。
また、会員様との会話のきっかけともなりやすく、ジムをご利用いただく際の利点としても宣伝しやすいでしょう。
会員様によって対話の好き嫌いは様々です。会話を苦手とする方や拒否感を示す方もいます。スタッフ間で会員様情報を交換し、会員様にあった対話方法を共有しましょう。

・スタジオの仕事
スタジオは主にインストラクターが指導を行う場所です。レッスン中は管理システムにできることあまりまりませんが、レッスン予約の管理はシステムに任せられそうです。
レッスンの予約をスタッフが管理するとフロントに掛かる負担が大きくなります。そこで会員様が自ら予約できるような『WEB予約』のシステムを導入してみましょう。会員様が自らレッスンを予約することで一日あたり何十件、何百件の予約作業をシステムが処理してくれます。

・プール(スクール)の仕事
プールでの作業というよりはスイミングスクールの業務管理です。
コースに応じてクラスや級、場合によっては班で別れているなど施設によって運用方法が大きく異なります。すでに運用が確立している施設では、汎用性のあるシステムですべてに備えるのは非常に困難です。必要とされる帳票（インストラクターのローテーション表、クラスの会員名簿など）も施設によって異なるのでカスタマイズされたシステムや、充実したサポートが必要です。
また、スイミングスクールはお子様の体調によって、「今日は休みたい」、「別の日にしたい」などの要望も多くなります。会員様が自ら欠席や振替を選択できる『WEB振替』のようなシステムがあれば、スタジオ同様にスクールクラスの管理の手間もより削減できることでしょう。

・オフィスの仕事
会員様がご来店する前や1日の業務の締めの作業、月会費の請求入金処理など裏方での作業も非常に多いです。現金を取り扱うことも多いので、レジとシステムで金額に差異があれば大変です。管理システムで、誰がいつどんな作業をしたのかを追う、ログとして出力するなどで迅速に解決していきたいところです。バックオフィス側の会員管理も重要です。

・その他の仕事
システムで管理できる業務はまだまだあります。ロッカーの管理や在庫の管理、スイミングスクールの多くはバスの管理も必要となってきます。会費が絡むとなると、なおさらシステムに任せたほうがいいでしょう。
用途に応じて機能を追加することはもちろん必要ですが、使わない機能があるせいで操作が煩雑になるといったシステムは避けるべきです。

以上エリア別に必要なシステムを簡単に紹介してみました。
機能としてはエリアで分けても問題ないのですが、総合的には1つのシステムで管理するべきです。直接的な業務ではありませんが、会員管理システムでは統計資料も活用できます。会員様がよく来店する時間を世代別に管理したり、定着率を調べたり、様々なシステムが施設の運用を助けてくれます。そのためには統一された管理システムやデータベースを使うことが肝心です。

フィットネスクラブ・スポーツジム業務管理に必要なシステムを求める

管理システムを利用するスタッフは業務ごとに分かれていることも多いです。
入会の処理はＡさん、会費の処理はＢさん、スクールの処理はＣさん、といった具合です。人によってカバーできるシステムに違いが生まれます。また、日によって出勤するスタッフも違います。単体で完結する作業ならば問題はないのですが、会員様への対応がスタッフによって異なる様な事態は好ましくありません。そういった事態をシステムからフォローできれば、システムを導入した甲斐もあったというものです。
例えば、利用者一覧を表示して、現在の利用者から利用回数の少ない人に声がけをする。他には誕生日の近い人にサービスの提案をする。などといったことが積み重なれば、会員様の定着へと繋がることでしょう。システムからお知らせする形で半自動化できるならば非常に使い勝手のいいシステムと言えるでしょう。

会員様からの些細な声も記録しておくべきです。全スタッフが利用できる会員の照会機能で情報を共有することは難しくありません。会員様の要望にすべてのスタッフで取り組むことはスタッフ間のコミュニケーションにも繋がります。
会員様とスタッフの繋がりは業務に応じて様々です。既存の機能だけでは要求に追いつかないことも多々あることでしょう。こういった機能があったらいいなぁ、と思ったならばそれはすぐに発信するべきです。もしかしたら既存のシステムの組み合わせで実現可能かもしれませんし、サポートの範囲でカスタマイズが可能かもしれません。

まとめ

フィットネスクラブ・スポーツジムの業務を手作業で管理することは大変です。だからフィットネスクラブ・スポーツジムにおいて、業務管理システムのサポートが欠かせないわけです。

しかし、最初から運用にマッチしたシステムを見つけることは容易ではありません。運用かシステムかどちらかの妥協が必要になることも少なくないのです。
と、そこで終わってしまってはシステム開発者の名折れです。既存のシステムでうまく行かないからと言って新しいシステムを探す。それも決して悪くはないでしょう。しかし弊社の総合会員管理・施設運営システム『i☆Series*』は様々な要望を乗り越え、日々成長しています。
会員様の要望に合わせて共に成長していく、その様なシステムのご提案はいかがでしょうか。
*当システムではお客様が必要とする帳票の作成、運動履歴の管理や体成分分析装置を用いた独自の帳票、WEBとの連携も行っております。

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