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フィットネスクラブ・スポーツジムの運営に必要な会員管理とは？

投稿日: isite-iseries

フィットネスクラブ・スポーツジムは、総合フィットネスクラブ、24時間ジム、小規模スポーツジム、メディカルフィットネスなど、たくさんの業態があります。どの業態においても、施設内では会員様の個人情報や各届出処理、売上処理、会費請求処理など、業務が煩雑になりがちです。煩雑な事務作業から解放され、ミスを防ぎ、業務の効率化を図る会員管理とは何が必要か解説します。

日次業務編

フィットネスクラブ・スポーツジムで日常的に行われる業務について見てみましょう。

届出業務
会員様が入会された時、入会申込用紙と口座振替依頼書などに必要事項を記入していただき、入会金や月会費の請求、支払いをします。お客様の顔と名前を一致させるため、会員証のために写真撮影をされている施設もあるでしょう。

入会時は会員様と対面で書類の確認や、会費の精算、写真撮影とあらゆる手続きが必要となり時間がかかります。
しかし、お客様はこれから始まるフィットネスライフにわくわくしています。
事務処理の為に時間を取られてしまったら、がっかりしてしまうでしょう。

入会時の他にも、休会される時、会員種別を変更される時、退会される時など、各届出の処理も随時発生します。これもボタン一つで引継ぎ処理ができるシステムが望ましいです。

アイサイトの会員管理システム（i☆Member）は会員様をお待たせすることなくスピーディに処理することができます。
会員様の登録は必要最低限の項目だけ入力すれば、必要な会費が自動的に表示されるので簡単に間違いなく処理することができます。
細かい内容は、お客様をご案内後に登録することができ、事前に体験を行っていた会員様であれば、再度個人情報を入力していただく必要もありません。

売上業務
サプリメントや、レンタル用品などの物販の精算や、会費の窓口精算の業務を行います。
多くの品目から対象となる品目を探すのは大変です。
アイサイトの会員管理システム（i☆Member）は商品のバーコード対応、カテゴリーごとに分類された一覧からの選択と、すぐに商品の入力ができます。
また、未納会費の精算も１発（1つのキー）で表示されるので、品目を探す必要がありません。

入退館業務
フロントにおいては、入退館業務がメインとなりますが、
フロントは施設の顔であり、スタッフの対応の良し悪しなど、会員様の印象が左右される大事な業務で、接客やコミュニケーション能力が求められます。

会員様の会員カードを受け取り、入館可能かどうかチェックします。
伝言があればお伝えします。
伝えたいメッセージがある場合は、事前にメッセージを登録しておくと、来館時にそのメッセージが表示されるので、伝え忘れがなくなります。
画面にはカレンダー形式の利用状況や、会員属性（新規入会者や退会予備軍など）が分かり易いアイコンで表示されるので、一目でその会員の状況を把握することができます。

締め業務
1日の業務が終了したらレジ締めを行い、売上とドロアー内の現金が合っているか確認します。そして業務日報や売上日報、人数日報などを印刷して、売上や届出の確認をして1日の業務を終えます。

日報のプレビュー機能がありますので、印刷することなく、画面で確認できます。また、日付を指定することで、過去の日報をいつでも出すことができます。

月次業務編

会費業務
会費制のフィットネスクラブにおいて、毎月の会費請求業務は大変な作業です。
決まった期日までに金融機関に請求データを提出しなければなりません。
退会する会員様に対しては請求をSTOPさせ、休会の会員様に対しては休会費を請求します。
種別変更の会員様に対しては変更後の種別の会費を請求する。これらの作業を毎月行わなければなりません。慎重に正確に行う必要があります。間違った金額を請求することは絶対NGです。施設の信用問題につながります。

上記の様に会費の請求処理は大変重要な業務です。
しかし、アイサイトの会員管理システム（i☆Member）は日々の届出さえきちんと登録しておけば、自動的に請求データを作成してくれます。個々に請求データを登録する必要がありません。

締め業務
一月の業務が終了したら、売上月報、人数月報などを印刷します。
月報のプレビュー機能がありますので、印刷することなく、画面で確認できます。また、年月を指定することで、過去の月報をいつでも出すことができます。

スクール業務編

お子さんのスイミングスクールや体操教室などがある施設では、出席管理や進級管理などコーチがやらなければならない作業が多くあります。
出席管理については大人と同じようにフロントでチェックインを行っている施設と受講時にクラス名簿で出欠を取っている施設のどちらかではないでしょうか。
進級テストの管理においては、クラス名簿に結果を記入している施設が大半ではないでしょうか。

また、施設の負担となっているのが振替の電話対応です。
1件の対応時間も長く、トータル時間にするとかなりの時間を費やしています。

出席や進級テストについては、紙のクラス名簿で記入して、その後でPCに入力している施設に対しては、タブレット端末の導入を勧めます。
持ち運べるタブレット端末があれば、プールサイドで出欠や進級テストの入力が可能となり、2度手間が解消できます。

スイミングスクールの運営についてはこちらのブログでも詳しくご紹介しているので、ぜひ読んでみてください↓
フィットネスクラブ・スポーツジム会員管理でスイミングスクールをマネジメントするポイントとは？

トレーニング管理編

ジム内においてのスタッフの業務はとても大事です。
フロント以上に直接会員様と接する機会が多くあり、ここのスタッフの人間力が会員様の満足度につながり、継続か退会かを決定づけられるといっても過言ではありません。トレーニング指導、アドバイス、カウンセリングなど、トレーニング全般のフォローを行います。会員様1人1人のカルテの管理や目標設定など手作業で管理するのはとても大変です。

アイサイトの運動処方システム（i☆Trainer）は、会員様の目的、体力にあった最適なトレーニングメニューを自動出力します。スタッフが会員様のトレーニングメニューを作成する手間が省けます。また、会員様のモチベーションＵＰのために様々な機能が用意されています。
目標設定機能では、減量目標の達成シミュレーションができます。
マイレージ機能では運動消費カロリーをランニング距離に換算して、マラソンコースや名所を走ったような疑似体験ができます。
定期的に推定最大筋力やVO2MAX測定などの効果チェックを行い、トレーニング効果などのカウンセリングでコミュニケーションが図れます。

まとめ

フィットネスクラブ・スポーツジムでは様々な業務があります。
アイサイトの会員管理システムは、単なる業務の効率化だけを目指したシステムではなく、会員継続・退会防止の仕組みを持ち合わせた施設運営を支援する支援システムです。
「コミュニケーション」 をコンセプトとして、さまざまな場面での会員様への声掛け、会話が図れる仕組みが盛り込まれています。
スタッフ間で情報共有ができて、会員様としっかりコミュニケーションをとることで、満足度がUPして会員継続・退会防止につながります。

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