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現場で使えないフィットネス・スポーツジム会員管理システムを採用しない方法とは?

皆様が日々利用しているフィットネス・スポーツジム会員管理に対して「使えないシステムだな」と感じたことはないでしょうか?使えない理由は色々あると思いますが、今回はその原因と、どうすれば解消できるかについて考えたいと思います。

利用中の会員管理システムが使えないと感じる理由とその原因

まずは、スタッフ様が会員管理システムに対して、「使えない」と思う理由やタイミグを何点か挙げていきましょう。

  • 日々の入力で面倒なところがある。
  • システムについてスタッフ教育が十分にできず入力ミスが多くある。(操作が難しい)
  • 請求・入金時に会員様にご迷惑をお掛けしたことがある。
  • 使用する資料と、必要としている資料に差異がある。

などなど、使えないと思う理由は色々ありますが、そうなってしまった原因を考えずにそのままシステムを利用している施設は多く存在します。

折角、お金をかけて選定、導入したシステムにも関わらず、なぜこのような事が起こってしまうのでしょうか?

その最大の原因は、会員管理のシステム販売会社のSE(システムエンジニア)と施設側との連携不足にあると考えています。

システムの使える・使えないを左右する重要なこと

弊社も会員管理システムをお客様に提案する中で、既存のシステムの使い勝手が悪いため、買い替えたい。という方も多くいらっしゃいます。

どんな点が使いづらかったのかヒアリングを行ってみると、導入する施設様がお持ちのビジョンや具体的に何をしたいかを担当のSEが把握しておらず、納品後にSEとユーザー様の間にシステムイメージの差異が発生し、問題となってしまったのであろうという印象を受けます。

システムの使える・使えないを決める最も重要なことは、スタッフ様とSEが一緒になってシステムを作ることです。ここでお話しているシステムとは、「会員管理システム」ではなく、「施設が目指すビジョンにあったシステム」のことです。

「会員管理システム」はどのシステム販売会社でもきちんとした機能を提供していると考えられます。ただ「施設が目指すビジョンにあったシステム」とイコールではありません。ぜひ、皆様が持っているビジョン、システムに期待している事を担当のSEの方に伝えてみてください。

弊社では、スタッフ様がどのようなビジョンを持ってシステムを導入しようとしているのかをヒアリングしながら、導入サポートを行っています。その構築例をご紹介します。

ビジョンにあったシステム構築例①

ビジョン:地域の一人一人が健康で明るい生活を実現すること

この施設様は、地域コミュニティへの貢献を掲げていました。そこで弊社SEはコミュニケーション重視のシステム構築を提案しました。例えば、チェックインを行う際、誕生日メッセージや個別メッセージを確認できるようにしました。また、現在利用している会員様の顔写真一覧をタブレットで表示させ、どのスタッフでも会員様の名前と顔が一致するようにして、コミュニケーションを多くとれるシステム構築を行いました。結果、地域コミュニティに貢献するスポーツジムとなっていらっしゃいます。

ビジョンにあったシステム構築例②

ビジョン:会員様が元気のある生活を送るお手伝いをしたい

この施設様は、誰もが忙しい時代に、より多くの方が好きな時間に運動を出来ることで、健康な生活を手にする場所を提供したいとの事でした。24時間営業の施設様だったので、スタッフ様や会員様の負担をできるだけ減らす提案をしました。例えば、フロント業務ではセルフチェックインを提案し、フロントにスタッフ様が立たなくてもチェックインができるシステムを構築しました。また、入会処理もWEB入会の導入を提案しました。そうすることで、スタッフ様の事務作業を減らし、会員様も安心して入会していただけるとのことで大変ご好評を頂いております。

よりシステムを使いこなすためには

スタッフからよくお聞きするのが、システム販売会社のサポート体制についてです。導入施設様によって環境や規模の大きさ・ビジョンが異なってきます。それをシステム販売会社のサポートが理解せず、システムの機能の有無だけの回答になっている為、本質が解決されないままになってしまう事がよくある。という話を聞きます。

弊社では、サポートと担当SEの情報共有が盛んに行われており、施設様ごとにどのようにサポートすればいいかを常に考えて行動しております。実際に弊社のサポートを受けている施設様にも高評価をいただいております。

まとめ

「施設のビジョンにあったシステムとは、スタッフ様とSEが一緒になってシステムを作ること」とお話しましたが、大切なことはシステム導入時に、施設様がもつ、ビジョンや解決したいと考えている課題をしっかりと把握し、要望として伝えていくことが大事だということです。担当SEが施設様の目指す姿勢を理解できていれば、より施設様にあったシステムを構築できます。また、導入後にはスタッフ様がシステムの内容をよく理解している事も大切です。しかし、どうやってシステムを把握するか分からないという方もいらっしゃいます。その時は、ぜひシステムの販売会社に分からないことをどんどん聞いてみてください。弊社ではスタッフ様からのご質問や疑問・分からないことに対して全力で細かく回答させていただいております。そういった事が信頼関係を生み出し、より良い施設運営を生み出すでしょう。

また、是非ITシステムの進化に耳を傾けてみてください。ITシステムはこれからも人類の生活を豊かにするために進化し続けます。そのシステムに是非興味を持って頂き、システムを更新できるところは更新していきましょう。

例えば、私がよくお話するのが、スイミングなどのクラスの振替入力の話です。10数年前までは振替入力がパソコンで管理ができるようになった事で大変喜ばれたのを記憶しています。それが今では、会員様がスマホなどで入力して完結します。そうすることで、会員様から電話がなくなり、スタッフ様側の振替入力がなくなりました。こんなことになるなんて昔は夢にも思いませんでした。

ITシステムの進化は本やネット・展示会などで確認できます。弊社もブログやメルマガ、展示会などで積極的に情報発信を行っていますので、是非気になるシステムがあった際には、お気軽にお問合せ下さい!

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