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フィットネス・スポーツジム会員管理システムの導入事例とは？（新店舗の場合）

投稿日: isite-iseries

フィットネス・スポーツジムの新店舗のオープンに際しては、会員管理システムの導入に関するものだけでも様々な作業が発生します。弊社は、スタッフ様にスムーズにグランドオープンを迎えていただけるよう、長年培ったノウハウに基づいて導入支援を行っています。今回は会員数1000人規模の新店舗オープン時の会員管理システムの導入事例を導入までの流れとともにご紹介します。

初回打ち合わせ

初回打合せでは、会員管理システムの導入に向けたスケジュールとアクションアイテムについて確認をしていきます。特に、プレオープン、グランドオープン、最初の請求・入金処理などステップごとに、スタッフ様にしていただく作業を具体的にご説明し、運用までに必要な準備のイメージを持っていただきます。例えば、プレオープンの前までには、コース内容の決定、スタッフ様の登録や運営管理上の各種設定の確認等、多くの作業が必要になります。また、プレオープンに際して、スタッフ様は施設環境の整備や機器の設置など会員管理システムの導入準備以外の作業にも多くの時間を取られてしまいますので、できるだけ早い段階で方針の決定や準備を進めることが新店オープンを成功させるカギとなります。そこでお役に立つのが、弊社が用意したテンプレートです。このテンプレートには、準備のステップごとに決定頂く必要がある事項が網羅されており、ご記入頂ければ弊社で初期設定を全て行います。

納品～プレオープン

プレオープンに際しては、事前にパソコン等の機器の設置、システムの運用説明を行います。プレオープン直前のスタッフ様は、他の準備でお忙しいと思います。パソコン等の機器の設置は、事前に設置場所や必要な機材(延長コードや机・椅子など)を確認し、できるだけスタッフ様のお力をお借りせずに設置できるようにしています。

システムの運用説明は、多くの場合プレオープンの前日に行います。理由は２つあります。１つは、実際にシステムを利用される直前に運用説明を行ったほうがスタッフ様の記憶に残りやすいからです。もう１つは、前日であればプレオープンと同じ環境で運用説明することができるため、スタッフ様の理解力が高まるからです。もちろん、操作マニュアルもありますし、プレオープン当日は現地またはリモートでご支援いたしますので安心して会員様を迎えていただけます。

グランドオープン

プレオープンで見つかった課題を整理し、準備を整え、いよいよグランドオープンを迎えます。弊社はグランドオープン当日、立ち合いを行います。スタッフ様が会員管理システムの運用をスムーズに行えるように、弊社が全面的にご支援いたします。

請求・入金処理

フィットネス・スポーツジムにおける各種手続のなかで一番気を付けなければならないのは請求処理です。請求処理を間違えてしまうと折角ご入会いただいた会員様の信頼を失い、最悪の場合退会にまで至ることもあります。弊社では、まず請求処理の運用開始前に口座引き落としの依頼先に対して請求テストを行うことで万全を期しています。また、請求処理の運用開始時には現地またはリモートで立ち合い、ご担当者様と共に請求処理の一連の流れを確認し、会員様に対し間違いのない請求を行えるようにご支援いたします。

請求処理後に依頼先から返ってきた結果照合し、処理するのが入金処理です。引き落としが完了した会員様を確認し、引落できなかった会員様へは再請求等の対応を行います。入金処理はリモートでの対応になります。

導入後のサポート対応

弊社にはサポート部があり、スタッフ様の質問等に対して、分かりやすく丁寧にお答えしております。経験豊富な社員が多数在籍しており、スタッフ様にも大変ご好評いただいております。突発的に発生してしまうパソコンや機器等の故障に対しても、できるだけ普段の業務に支障をきたさないよう対応しております。

因みに、弊社が納品するパソコンは側面か上部の見えやすいところにパソコン名が書かれたシールを貼ってあります。こういった細かい準備があるからこそ、スタッフ様からサポート要請があった場合にスムーズな対応ができるのです。

ユーザー様から頂いたお言葉

ご紹介した事例（会員数1000人規模の新店舗オープン時の会員管理システムの導入事例）について、弊社システムをお使いのスタッフ様から頂いたお言葉を一部ご紹介します。

  • スタッフがシステムを理解できるか心配していましたが、プレオープン前日に運用説明を丁寧にやってもらい、プレオープンにも立ち会ってもらえたので、プレオープン時の混乱もなく、スムーズにスタートが切れました。（店長様談）
  • プレオープンやグランドオープンの準備では、他の作業が重なり、正直会員管理システム運用準備にはそれほど手を掛けられませんでしたが、初回打ち合わせ時にスケジュールをきちんと決め、スケジュールに沿ったフォローがあったので、問題なくグランドオープンを迎えることができました。その後のフォローも素晴らしいです。（スタッフ様談）
  • 請求・入金作業でミスを犯すと、会員様の信頼を大きく損ねてしまいます。口座引き落としの依頼先に対し、請求テストを行ってもらえるのはもちろん、請求のチェック方法などの細かい点までスタッフを教育してくれたので、その後の処理も安心して見守ることができました。（店長様談）
  • 導入後のサポート対応が素晴らしいです。以前、フロントに2台あるパソコンのうち突然1台が故障したことがありました。サポートに電話したところ、当日修理の対応をしてくれましたが、修理完了までパソコン１台だけではフロントでの業務に支障が出ることを伝えたところ、事務内にあるパソコンを一時的にフロントのパソコンと入れ替えることを提案されました。その提案を承諾したところ、10分ほどで設定が完了し、支障なくフロントの業務が行うことができました。臨機応変な対応をしてくれるのでう、とても信頼しています。（スタッフ様談）

まとめ

今回は会員規模：1000人 新店舗オープン時のフィットネス・スポーツジム会員管理の導入事例をご紹介しました。もちろん、施設規模・ユーザー様の要望・カスタマイズ等で導入の流れは変わってきますが、弊社では、現在まで多くの施設にフィットネス・スポーツジム会員管理を導入した実績がありますので、ユーザー様ごとに最適なご提案ができます。

新店舗オープンを検討されているユーザー様にとって、フィットネス・スポーツジム会員管理は施設運営のため必須になってきます。今回の導入事例を、今後のご参考にしていただければ幸いです。

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